आज का व्यय समय मौद्रिक शब्दों में उस समय के रूप में परिभाषित किया जाता है जब कोई कंपनी या व्यक्ति उन गतिविधियों पर खर्च करता है जिनके लिए भुगतान उस समय तक नहीं होता है जब तक कि गतिविधि की अवधि समाप्त नहीं हो जाती है। अधिकांश कंपनियां वित्तीय शर्तों में व्यय समय को मान्यता के लिए अंतिम तिथि – यानी, संचालन की अवधि के अंत पर विचार करके परिभाषित करती हैं। अन्य लोग एक अलग लेखांकन पद्धति का उपयोग करना पसंद करते हैं जिसमें संचालन की पूरी अवधि को वापस देखना शामिल है। लेखांकन प्रथाओं में यह अंतर ऐसे परिणाम उत्पन्न करता है जो कंपनी से कंपनी में महत्वपूर्ण रूप से भिन्न हो सकते हैं।
उपकरण और सामग्री की खरीद जैसे निश्चित खर्चों को ट्रैक करने के लिए उपयोग की जाने वाली लेखांकन प्रथाओं को समझना और ट्रैक करना आसान है। पेरोल, किराया और उपयोगिताओं जैसे पुनरावर्ती खर्चों को ट्रैक करना कठिन हो सकता है और इस प्रकार पारंपरिक निश्चित व्यय खातों जैसे कि संयंत्र रखरखाव और मूल्यह्रास में शामिल नहीं हैं। बिक्री जैसे निश्चित खर्चों को ट्रैक करना आसान है क्योंकि उन्हें व्यय आदेशों के माध्यम से आसानी से एक्सेस किया जा सकता है। दूसरी ओर, देय खातों जैसे आवर्ती व्यय अधिक जटिल हैं और भविष्य की जानकारी के आधार पर गणना की जानी चाहिए।
प्राकृतिक आपदाओं, हड़तालों, प्रकोपों, विस्फोटों, आग, बाढ़, तूफान, आपात स्थितियों और बीमारियों जैसे आश्चर्यों के बारे में क्या? क्या वे वाकई अप्रत्याशित हैं? क्या होगा यदि आपके कर्मचारियों में से एक को कोई बीमारी है जिसका तुरंत निदान किया जाता है लेकिन इलाज के बाद कई महीनों बाद वापस आता है? यदि बीमारी लंबे समय तक रहती है, तो क्या आप वास्तव में आश्चर्यचकित हैं जब इस तथ्य के एक या दो साल बाद निदान की घोषणा की जाती है? इन स्थितियों को अनिश्चितता कहा जाता है, और वे प्रभावित करते हैं कि कंपनी अपनी आय और वित्त की रिपोर्ट कैसे करती है।
आपके व्यवसाय के लगभग किसी भी क्षेत्र में अनिश्चितता आ सकती है। एक प्राकृतिक आपदा, या एक अप्रत्याशित खर्च, आपके आपातकालीन कोष को जल्दी से समाप्त कर सकता है। इससे आपके पास बिलों का भुगतान करने और अपने दायित्वों को पूरा करने के लिए बहुत कम बचत होती है। आप इस मुद्दे को कैसे संबोधित करते हैं? अनपेक्षित खर्चों के लिए बस एक अलग सेट पर निर्णय लेने से, जिसे एक आरक्षित निधि के रूप में जाना जाता है।
आपको आश्चर्य हो सकता है कि आप ऐसा कैसे करते हैं। अधिकांश बीमा पॉलिसियों ने आपदाओं, घर की मरम्मत और बीमारी के प्रावधानों में निर्माण किया है। आम तौर पर इन अप्रत्याशित खर्चों की लागत आपकी नियमित (सामान्य) आय से आपके आपातकालीन निधि में लागू होने से पहले ली जाती है। हालांकि, स्थायी खर्च बनने के बाद इस खर्च से निपटने के कुछ तरीके हैं।
सबसे पहले, आपको चिकित्सा भुगतान के लिए अपनी सामान्य मासिक सीमा से अधिक नहीं जाने पर विचार करना चाहिए। कुछ मामलों में, आप केवल चिकित्सा आपात स्थिति के लिए मासिक आधार पर अपनी सामान्य मासिक सीमा को पार कर सकते हैं, लेकिन ज्यादातर मामलों में, आप चिकित्सा भुगतान के लिए साल भर के आधार पर अपनी सामान्य मासिक सीमा से अधिक नहीं हो सकते। एक बार जब आपका खर्च एक साल के लिए आपकी सामान्य मासिक सीमा से अधिक हो जाता है, तो आपको दूसरी पॉलिसी लेनी होगी। यदि आप अपने बिलों में एक महीने पीछे हैं, तो आपको एक पूरक नीति प्राप्त करने की आवश्यकता हो सकती है।
इस खर्च से निपटने का एक और तरीका है कि आप अपने सभी बिलों का ट्रैक रखें, जिसमें आपको चिकित्सा सेवाओं और किसी भी अन्य प्रकार के अतिरिक्त खर्च शामिल हैं। वास्तव में, यह अनुशंसा की जाती है कि आप अपने सभी बिलों के पहली बार होने पर, साथ ही प्रत्येक महीने के लिए अपने सामान्य मासिक बजट में अपने समायोजन पर नज़र रखें। ऐसा करने का एक अच्छा तरीका प्रीपेड बीमा पॉलिसी का उपयोग करना है। एक प्रीपेड बीमा पॉलिसी आपको अपने आपातकालीन खर्चों के लिए भुगतान करने की सुविधा देती है, यदि आपकी प्राथमिक बीमा पॉलिसी खर्च को कवर करने के लिए अपर्याप्त है।
आपात स्थिति के लिए अपने बजट को समायोजित करना अक्सर एक कठिन काम होता है। हालांकि, साल भर के आधार पर अपने बजट को बनाए रखने के लिए यह आवश्यक है। आपके परिवार का वित्तीय भविष्य यह सुनिश्चित करने पर निर्भर करता है कि आपकी सभी ज़रूरतें और खर्चे कवर किए गए हैं। इसलिए, निश्चित खर्चों के संचय से बचने के लिए सावधानी से बजट बनाएं, और अपने खर्चों को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार समायोजित करें।